Gestione anagrafica

Tutte le informazioni dei vostri clienti e fornitori possono essere memorizzate in modo semplice e veloce siano essi persone fisiche o aziende, enti, organizzazioni.
Per ogni azienda è possibile tenere traccia anche di un numero illimitato di referenti, specificandone per ognuno il ruolo e i relativi dati di contatto (telefono, cellulare, email).
E' possibile inoltre creare delle liste di contatti ed inserire ogni contatto anche in più liste per semplificarne così la ricerca e l'organizzazione logica a seconde delle proprie esigenze.
L'inserimento dei dati anagrafici è completamente assistito dal programma in tempo reale:
- formattazione automatica durante la digitazione dei campi ragione sociale, nome e cognome e indirizzo con iniziali maiuscole.
- compilazione automatica dei dati del comune con CAP e provincia iniziando a digitare solo le prime lettere
- controllo della correttezza formale del codice fiscale e partita iva
- verifica durante la compilazione della scheda se il cliente è già presente nell'archivio per evitare la presenza di anagrafiche doppie.
Sono a disposizione una serie di stampe dei contatti: scheda cliente, lista clienti da una selezione effettuata, stampa indirizzo su etichetta o su direttamente su busta per lettere.

Con il software Pratica Digitale si ha un notevole risparmio in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento.

Per ogni pratica è possibile memorizzare una serie di informazioni che permettono di trovare ogni documento con pochi click tramite i parametri con cui esso è definito (ad esempio mittente/destinatario, oggetto, data di protocollo, data documento, tipologia di corrispondenza, tipo di documento, entrata/uscita e naturalmente per numero di protocollo).

Altre funzionalità

Gestione pratiche

Con Pratica Digitale si hanno sotto controllo in un'unica schermata tutte le informazioni associate ad una pratica:
- Data di apertura, descrizione ed eventuale data di chiusura.
- Contatto di riferimento con il riepilogo dei dati anagrafici principali e i dati di contatto.
- Storico pratica con la lista di tutte le attività e le note inserite nel tempo dai vari utenti del programma (chi, quando, ha scritto cosa)
- Box con file e scansioni associate alla pratica, organizzabile anche in cartelle e sottocartelle
- Lista dei documenti protocollati in entrata e in uscita associati alla pratica.
- Totale calcolato degli importi associati ai documenti della pratica
 

Protocollo documenti

Tutti i documenti in ingresso e in uscita dall'azienda possono essere memorizzati nel programma con una serie di informazioni utili poi alla ricerca e con l'associazione di un numero illimitato di file se sono già in formato elettronico o della relativa scansione se si tratta di documenti in formato cartaceo.
Le email possono essere protocollate con una semplice operazione di trascinamento (drag and drop) dal programma di gestione di posta e Pratica Digitale provvede ad estrarre dall'email tutti i dati necessari e compila automaticamente tutti i campi di descrizione del protocollo, inserendo anche l'email come file allegato.
 

Scadenze

Ogni documento protocollato ed ogni pratica possono essere notificati a se stessi o ad un altro utente del programma con la possibilità di specificare una data, un'ora di avviso e una priorità dell'avviso stesso.
Questo permette di creare un potente scadenzario per non dimenticare le varie scadenze e di smistare la documentazione e il lavoro all'interno dello studio a seconda della competenza.