Archivio documenti

Archiviare i documenti è semplicissimo con Pratica Digitale!

Per ogni documento è possibile memorizzare una serie di informazioni che ti permettono poi di
trovare ogni documento con pochi click.

 

Possiamo specificare se si tratta di un documento in ingresso (ossia un documento che ci ha inviato qualcuno) oppure se si tratta di un documento in uscita (nel caso in cui siamo noi ad aver prodotto ed inviato tale documento a qualcun altro)

Ogni documento può essere classificato per tipo documento (es. fattura, preventivo, ordine, comunicazione, bolletta, contratto etc.etc.) La lista dei tipi di documento è ovviamente personalizzabile.

E' possibile specificare il tipo di corrispondenza, ossia il modo con cui questo documento è giunto a noi nel caso di documenti in entrata o il mezzo attraverso cui lo abbiamo spedito in caso di documenti in uscita (Es. posta ordinaria, raccomandata A/R, email, fax, consegna brevi mano, coriere, etc..)

La selezione della data del documento è selezionabile con un comodo calendario.

L'oggetto descrittivo del documento permetterà poi di effettuare ricerche testuali anche con parole contenute in esso (ad esempio se inseriamo l'oggetto "fattura acquisto computer" troveremo il documento cercando semplicemente la parola "computer")

Il mittente del documento, nel caso di documento in ingresso, o il destinatario nel caso di documento in uscita, può essere selezionato facilmente da un archivio personalizzabile dei nostri contatti.
Questo velocizza enormemente la fase di registrazione di un documento ed in più ci permette di avere una comoda rubrica di tutti i nostri contatti, contenente tutta una serie di dati come l'indirizzo, i recapiti telefonici ed email, fax, PEC, sito web, partita iva, codice fiscale, IBAN e un numero potenzialmente illimitato di referenti nel caso di aziende.

Se vogliamo inserire qualche annotazione aggiuntiva sul documento che stiamo memorizzando abbiamo sempre a disposizione il campo Note che non ha limite alcuno sulla lunghezza delle informazioni memorizzabili e permette poi di effettuare ricerche testuali anche parziali come nel caso dell'oggetto.

Oltre a tutte le informazioni descrittive Protocollo Facile consente di associare il documento vero e proprio
- in caso di documenti già in formato elettronico, si può allegare il file, di qualsiasi tipo esso sia (Es. pdf, email, Word, Excell, immagine, etc..)
- in caso di documenti cartacei il programma si collega a qualunque modello di scanner e crea automaticamente il file pdf.
 

Altre funzionalità

 

Gestione pratiche

Con Pratica Digitale si hanno sotto controllo in un'unica schermata tutte le informazioni associate ad una pratica:
- Data di apertura, descrizione ed eventuale data di chiusura.
- Contatto di riferimento con il riepilogo dei dati anagrafici principali e i dati di contatto.
- Storico pratica con la lista di tutte le attività e le note inserite nel tempo dai vari utenti del programma (chi, quando, ha scritto cosa)
- Box con file e scansioni associate alla pratica, organizzabile anche in cartelle e sottocartelle
- Lista dei documenti protocollati in entrata e in uscita associati alla pratica.
- Totale calcolato degli importi associati ai documenti della pratica
 

Gestione contatti

Tutte le informazioni dei vostri clienti e fornitori possono essere memorizzate in modo semplice e veloce siano essi persone fisiche o aziende, enti, organizzazioni.
Per ogni azienda è possibile tenere traccia anche di un numero illimitato di referenti, specificandone per ognuno il ruolo e i relativi dati di contatto (telefono, cellulare, email).
E' possibile inoltre creare delle liste di contatti ed inserire ogni contatto anche in più liste per semplificarne così la ricerca e l'organizzazione logica a seconde delle proprie esigenze.
L'inserimento dei dati anagrafici è completamente assistito dal programma in tempo reale:
- formattazione automatica durante la digitazione dei campi ragione sociale, nome e cognome e indirizzo con iniziali maiuscole.
- compilazione automatica dei dati del comune con CAP e provincia iniziando a digitare solo le prime lettere
- controllo della correttezza formale del codice fiscale e partita iva
- verifica durante la compilazione della scheda se il cliente è già presente nell'archivio per evitare la presenza di anagrafiche doppie.
Sono a disposizione una serie di stampe dei contatti: scheda cliente, lista clienti da una selezione effettuata, stampa indirizzo su etichetta o su direttamente su busta per lettere.
 

Scadenze

Ogni documento protocollato ed ogni pratica possono essere notificati a se stessi o ad un altro utente del programma con la possibilità di specificare una data, un'ora di avviso e una priorità dell'avviso stesso.
Questo permette di creare un potente scadenzario per non dimenticare le varie scadenze e di smistare la documentazione e il lavoro all'interno dello studio a seconda della competenza.

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