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Con Pratica Digitale in azienda nulla è più lasciato al caso:
- Ogni operatore può gestire e condividere le proprie pratiche in modo semplice e immediato
- A ogni pratica è possibile associare file organizzati in cartelle e sottocartelle, oppure collegare una cartella già esistente; associare i protocolli in entrata e in uscita; collegare le anagrafiche dei contatti coinvolti; aggiungere note operative (chi ha fatto cosa e quando); registrare scadenze e appuntamenti tramite il sistema di notifiche
- Il potente motore di ricerca interno permette di trovare in pochi secondi qualunque pratica, aperta o chiusa
- Archiviazione e reperimento immediato di qualsiasi documento (e-mail, PEC, fax, raccomandate, posta ordinaria, preventivi, scansioni, ecc.).
- Protocollo immediato di e-mail e PEC associate ad una pratica con trascinamento (Drag & Drop) dai programmi di gestione e-mail più diffusi come Outlook e Thunderbird
- Generazione automatica dei documenti tramite modelli completamente personalizzabili.
- Anagrafica completa e strutturata di privati, aziende ed enti.
- Ambiente collaborativo con notifiche interne e chat tra operatori.
- Sistema di notifiche e scadenzario per programmare le attività ed evitare dimenticanze.
- Numerose stampe ed esportazioni in HTML e pdf, tra cui: lista protocolli selezionati, ricevuta personalizzabile per i protocolli in ingresso, lista/dettaglio pratiche, lista/dettaglio contatti, stampa indirizzo contatti su etichetta o busta, ecc.
Plus
Scopri la versione Plus
La Versione Plus include tutte le funzioni della Full, aggiungendo strumenti avanzati per la gestione di pratiche e protocolli.
Gestione pratiche avanzata
- Possibilità di associare a ogni pratica uno stato di lavorazione, selezionabile da un elenco personalizzabile, con filtro dedicato per visualizzare tutte le pratiche in un determinato stato
- Assegnazione delle pratiche ai singoli operatori, con filtro per visualizzare rapidamente tutte le pratiche in carico a ciascun operatore
- Gestione di check-list di attività collegate alle pratiche, con possibilità di monitorare lo stato delle singole attività (da fare, non necessaria, fatta) e associare un costo a ciascuna di esse
- Suddivisione delle pratiche complesse in sotto-pratiche con struttura ad albero (rapporto madre-figlia) estendibile fino a n livelli
- Generatore di notifiche multiple cicliche (es. una volta al mese per i prossimi x mesi, una volta all’anno, ogni x mesi, etc.) e possibilità di inserire un messaggio sulla notifica di una pratica
Gestione avanzata del protocollo
- Log completo di tutte le operazioni effettuate dagli utenti
- Annullamento del protocollo con indicazione del motivo
- Titolario di classificazione fino a 3 livelli (titoli, classi, sottoclassi)
- Numero di protocollo alfanumerico e completamente personalizzabile anche con formattazione automatica a zeri a sinistra in base alla lunghezza impostata
- Registrazione dell’impronta SHA1 dei file protocollati per verificare che il documento non sia stato alterato dopo il protocollo
- Timbro automatico dei documenti protocollati
- Possibilità di impostare un giorno e mese di inizio numerazione del protocollo diversi dal 1° gennaio
- Utility “occupa numeri di protocollo” per generare protocolli fittizi da completare successivamente
- Visualizzazione dell’ora oltre alla data di creazione di un protocollo
Workflow e pianificazione
- Workflow completo di approvazione dei documenti
- Gestione di notifiche, scadenze e appuntamenti tramite Planning / Calendario, con programmazione immediata delle attività e possibilità di specificare anche una durata delle attività previste.
| FUNZIONALITA' | FULL | PLUS |
| Funzioni base di protocollo | ||
| Generazione di file pdf, jpg e bmp da scansioni | ||
| Associazione numero illimitato di file ad un protocollo | ||
| Anagrafica contatti collegata | ||
| Motore di ricerca protocolli | ||
| Possibilità di personalizzare tipi corrispondenza e tipi documenti | ||
| Multiutenza e utilizzo in rete LAN (acquistando le dovute licenze) | ||
| Possibilità di impostare permessi personalizzati di utilizzo per ogni utente | ||
| Gestione multiazienda/multisettore con possibilità di specificare quali utenti vedono i protocolli e le pratiche di quali settori. | ||
| Destinatari e mittenti multipli per un protocollo | ||
| Invio di documenti allegati via e-mail direttamente dall’interno del programma. | ||
| Etichette di protocolli e pratiche completamente personalizzabili anche con codice a barre | ||
| Possibilità di simulare un timbro con numero e data di protocollo da applicare sul pdf dei documenti scansionati | ||
| Stampe ed esportazioni in html di: lista di protocolli selezionata, ricevuta personalizzabile per i protocolli in ingresso, lista e dettaglio pratiche, lista e dettaglio contatti, stampa indirizzo contatti su etichetta o direttamente su busta, etc.etc.. | ||
| Modelli di documenti dinamici per precompilare documenti partendo da modelli personalizzabili | ||
| Notifiche dei protocolli con eventuale data/ora di avviso per smistare la corrispondenza all'interno dell'azienda. | ||
| Notifiche delle pratiche con eventuale data/ora di avviso per smistare il lavoro all'interno dell'azienda e creare uno scadenzario | ||
| Plannig per visualizzare le scadenze, le attività da svolgere e gli appuntamenti su un calendario | ||
| Protocollo di un'email con una semplice operazione di trascinamento (drag & drop) dalla maggiorparte dei programmi di gestione di posta (Outlook, Windows Mail, Thunderbird, etc.) | ||
| Possibilità di impostare il costo di un singolo protocollo e calcolare somma, media e valore massimo di una qualsiasi selezione di protocolli | ||
| Scansione multipla: possibilità di scansionare più fogli in un unico passaggio con scanner dotati del dispositivo di alimentazione automatica dei fogli | ||
| Chat interna | ||
| Titolario di classificazione con titoli, classi e sottoclassi personalizzabili | ||
| Numero di protocollo alfanumerico completamente personalizzabile | ||
| Annullamento del protocollo: è possibile annullare un protocollo specificando il motivo | ||
| Possibilità di abilitare il Log di tutte le operazioni effettuate dagli utenti del programma sui protocolli | ||
| Impronta SHA1: possibilità di abilitare la registrazione dell'impronta SHA1 del file associato al protocollo | ||
| Timbro protocollo automatico su file PDF | ||
| Approvazione documento: processo per l'approvazione di un documento da parte degli utenti abilitati | ||
| Gestione avanzata pratiche: con possibilità di gestire gli stati delle pratiche e scadenze multiple e creazione di note preimpostate per velocizzare la lavorazione delle pratiche | ||
| Gestione delle attività e checklist associate alle pratiche | ||
| Possibilità di gestire pratiche e sottopratiche innestate con struttura a albero a infiniti livelli | ||
| Possibilità di impostare anche la durata di una notifica e gestire le notifiche direttamente dal planning | ||
| Strumento per la generazione delle notifiche multiple e cicliche per una pratica | ||
| Possibilità di inserire un messaggio sulla notifica di una pratica | ||
| Notifica “per competenza” per le notifiche dei protocolli | ||
| Possibilità di collegare cartelle già esistenti ad una pratica |